デジタル化とは？
デジタル化は、主に2つの意味で使われます。ひとつは、アナログな業務をデジタルに変えるというもので、紙媒体に印刷していた資料や書類を電子媒体で保存・管理するなどの取り組みを指します。もうひとつは、業務プロセスをデジタルに変えることです。電子化された資料や書類を社内で共有できるようにしておき、さらに営業などで使うツールにも活用できれば従来よりも成果が出やすくなります。
後者のデジタル化は、前者のデジタル化のようにアナログをデジタルに置き換えることで業務の効率化、生産性の向上を図るというだけなく、ビジネス的な付加価値を作り出すことを目的としています。前者のデジタル化をデジタイゼーション、後者をデジタライゼーションという呼び方で区別が可能です。
なぜデジタル化が必要なのかメリット含め解説
デジタル化が必要とされる理由は、競争力を高めるためです。賃貸不動産業界を生き残るためには、全国的な大手企業から地域密着の中小企業まで、数えきれないほどのライバルと競争しなければなりません。ネットが発達しパソコンやスマホで情報収集をすることが当たり前となった時代に、デジタル対応が出来なければ顧客をライバルに奪われてしまうでしょう。
デジタル化が競争力を高める理由は、デジタル化のメリットを学べばよくわかります。デジタル化のメリットは、業務の効率化、コスト削減、情報共有の円滑化などです。まず業務の効率化についてですが、デジタル化では資料や書類の電子化をすることで紙に印刷する手間を省けますし、勤怠管理なども専用ツールで自動化できます。そうした取り組みにより、従来よりも業務のスピードは増し、ヒューマンエラーは減少するでしょう。
そうなれば、仕事は早く片付くようになるので、手が空く時間が生まれます。その時間を顧客への対応など主要な業務に回せば、時間をかけて取り組むことができ、丁寧な仕事ができるようになります。丁寧な仕事をすれば、顧客からの反応も良くなり、この企業で賃貸契約を結びたいと思う人の割合も増えるでしょう。
また、デジタル化をすれば紙を印刷する場合にかかっていた紙代やコスト代、印刷機器などの購入費や維持管理費が不要になります。業務の効率化による人件費の削減も、デジタル化のメリットと言えるでしょう。コスト削減は、利益を最大化すると主要な業務に資金を増しやすくなる効果が期待できます。主要な業務により多くの資金を投入できれば、ライバルとの競争をしやすくなり今までよりも多くの成果を得られるでしょう。
情報共有の円滑化と言うメリットも、競争率を高める上では重要なことです。特定の物件情報を担当者だけしか把握していないと、担当者が外出や休暇を取って不在の時に顧客からの問い合わせに対応できなくなります。そうなれば、問い合わせをした顧客が離れてしまう恐れがあります。物件情報をすべての従業員が共有できれば、担当者がいなくても対応が可能です。このようにデジタル化による情報共有の円滑化は、機会損失を防ぐことができます。
賃貸不動産デジタル化推進の方法を解説
賃貸不動産でデジタル化を推進したいのであれば、段階を踏んで準備をしていく必要があります。最初にやることは、アナログ業務をデジタル化するデジタイゼーションです。紙媒体の資料や書類の電子化、オンラインで接客できるシステムの導入、電子契約を可能とするシステムの導入、物件情報を一括管理できるシステムの導入などです。続いて業務プロセスをデジタル化するデジタライゼーションを行います。営業やマーケティング活動の自動化などデジタイゼーションでデジタル化したものを活用して、新たなビジネス価値を生み出しましょう。
デジタライゼーションを始めれば、さまざまなデータが蓄積されます。ツールで記録されたことや顧客・従業員の意見をまとめて分析し、改善を図ります。例えば、チャットボットの回答に顧客が不満を抱いているときには、適切な回答を出せるようにしなければいけません。SNSから賃貸契約に至る割合が少なければ、発信する情報を見直さなければならないでしょう。そうしたデータの分析と改善を繰り返すことで、デジタル化の成果が出やすくなります。さらに、デジタル化を進めていけば、従来とは違って新規ビジネスの可能性も見えてきます。ARを用いたオンライン内見サービスの開始など、企業の成長につながることに挑戦してみましょう。
賃貸不動産のデジタル化の事例
賃貸不動産のデジタル化事例ですが、電子契約システムの導入もデジタル化の一つです。2022年5月18日に宅地建物取引業法（通称：宅建業法）により電子契約が可能となりました。従来ならば、賃貸契約書や重要事項説明書を紙媒体に印刷して交付する必要がありましたが、法改正後はインターネットを通じた電子書類の交付により電子契約が可能となっています。業者は、賃貸契約書と重要事項説明書をPDFと言うファイル形式でアップロードした後に電子署名をし、ビデオ会議システムなどで入居者に重要事項の説明をします。その内容に納得した入居者が、アップロードされた契約書に電子署名をすることで、契約書に法的な効力が生まれます。
こうした電子契約の解禁により、入居者は物件から離れた場所に住んでいても円滑に契約が可能となり利便性が増しました。業者も紙媒体の書類を用意する手間を省けますし、入居者に来店してもらうためスケジュール調整をする必要がなくなり業務負担を軽減できます。
他には、顧客からの問い合わせに回答するべくWebサイトにチャットボットを設置する、物件探しをしている顧客への接客をオンライン上で行えるようにWeb接客システムを導入するといったことも挙げられます。チャットボットは、物件や契約のやり方など、顧客が疑問に思っていることをテキストメッセージで送ると、AIが自動で最適な返答をするというものです。時間帯に関わらず顧客への対応ができる点が魅力で、顧客満足度の向上が期待できます。Web接客システムも、オンライン上で顧客の対応ができるということでは同じです。店舗まで行く時間がない、住んでいる場所から距離があるという顧客に対して、ビデオ会議システムを利用してヒアリングや物件のおすすめができます。
不動産物件管理システムも、賃貸不動産のデジタル化の事例と言えます。膨大な数の物件情報を紙媒体の書類で管理するのは大変です。物件情報の登録から、間取り図の作成、広告の作成、反響管理、契約に関わる諸情報などを一つのシステムで行えるので、業務は大幅に効率化されます。
賃貸不動産のデジタル化のポイント
賃貸不動産でデジタル化を推進していくにあたって、ポイントになるのが自社の業務に最適なツールを選ぶこと、社内全体でデジタル化推進に取り組むことです。同じ不動産賃貸業をやっている企業でも、それぞれ規模や事業の内容は異なります。例えば、不動産賃貸業だけしかやっていない企業と、売買の仲介などもやっている企業では、デジタル化において必要とされるツールの機能も異なるでしょう。さらに、どの業務をデジタル化したいのかというのも、企業の置かれている状況によって異なります。そうした点を踏まえて、自社に最適なツールを選ぶことが望ましいです。
社内全体でデジタル化に取り組むというのは、これまでアナログな業務、非効率的な業務プロセスで仕事をしてきた組織の体制や従業員の意識を変える必要があるという意味です。組織の体制を変えようとするならば、デジタル化を推進するために新たな部署を設置する、紙媒体の書類で行ってきた承認処理を電子承認でも可能とする、などの試みが必要になります。従業員の意識を変えるためには、研修やセミナーを行うと良いでしょう。デジタル化の意味から、どのようにしてデジタル化を進めていくのか、デジタルツールをいかにして活用していくべきかということを理解できれば、従業員もデジタル化に対応しやすくなります。
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