貿易業務は単に貨物を輸出入するだけのようなシンプルなものではなく、実際には多大な手続き業務などへの対応が必要な業界であるため、バックオフィスの負荷は非常に大きいという問題を抱えています。
このような貿易業務の負担改善に効果的なのが、貿易管理システムの活用です。この記事では、そもそも貿易管理システムとはどのようなサービスなのか、その機能やメリットなどについて触れながら、詳しく解説します。
貿易管理システムとは
貿易管理システムは、輸出や輸入といった手続きが発生する貿易業のマネジメントを、一元的に担当して業務を効率化できる製品のことです。
貿易管理とは一言で言っても、そこでは貿易書類の作成やスケジュールの管理、通関の際の手続きなど、多くの業務が発生します。また、これらの業務は個人で完結するものではなく、多くの組織の関係者とのコミュニケーションが発生するため、それぞれの手続きの進捗管理は煩雑化しやすく、その負担は決して小さくありません。
このような負担の増大を回避するために活躍するのが、貿易管理システムです。複雑な管理業務をシンプルにすることで、現場の負担軽減を実現します。
貿易管理システムが求められる背景
貿易管理システムは近年、多くの企業で導入が進んでいる注目度の高い製品ですが、このようなトレンドが生まれている理由としては以下の理由が挙げられます。
国際取引の急増
貿易管理システムの導入によって現場の負担改善を進めるべき大きな理由は、国際取引の急増が挙げられます。
日本はもちろん、世界的に物流網をはじめとする各種インフラが高度に整備され、民間レベルでもサービス提供が深く浸透したことで、国際取引はここ最近急増傾向にあります。世界で取引されるコンテナの数はこの10年から20年ほどで2〜3倍にまで増えたというデータもあるなど、需要の急激な拡大が見て取れます。
このような需要増加に伴い、貿易業を営む事業者は従来よりも効率的なシステムを社内で構築し、業務の増加に備えなければなりませんが、その上で活躍するのが貿易管理システムというわけです。
人材不足の深刻化
国際取引需要の拡大に伴い、事業規模もスケールアップしようという動きが各事業者の間で広がっていますが、最もわかりやすい方法は人手を集めてマンパワーによる業務拡大への対応です。
ただ、近年の労働人口の減少に伴い、このような人材確保による事業の拡大や維持には限界も出てきており、従来のようなビジネスモデルを維持することが困難になってきています。人材を一人確保するのにも多大な人件費がかかり、収益性が損なわれてしまうからです。
また、高度なスキルを持った人物も高齢化によって今後引退が進むとされ、複雑な業務に対応できる人材の育成を急がないと、事業が成立しないケースも懸念されています。このような事態に対処できるのが、貿易管理システムの導入です。
貿易管理システムの導入は、人手を増やさなくても既存業務の効率化によって負担を軽減する上で役に立つので、従来よりも少ない人手で業務を遂行することを可能にします。そのため、今後は貿易管理システムを活用して人材不足をカバーし、スマートなビジネスモデルを構築していくことが求められます。
各企業のDXの推進
多くの企業でDXが進み、業務のデジタル化が進んだことも貿易管理システムの導入を後押ししています。DXは基本的に1社での運用では得られるメリットにも限界があり、真価を発揮するのは複数組織が連動してデジタル化を進めた時です。
お互いに最新のデジタルツールを活用し、互換性を確保することで、極めて効率的な業務の遂行が可能になります。貿易管理システム導入のハードルが下がりつつあるのは、DXを進める企業が増えたことで、導入のメリットが大きくなっていることも背景にあるでしょう。
貿易管理システム導入のメリット
それでは具体的に、貿易管理システムの導入はどのようなメリットを企業にもたらしてくれるのでしょうか。ポイントとしては、以下の3つの利点が考えられます。
業務の一元化による生産性の向上
貿易管理システムの最も大きな恩恵は、貿易管理業務を一つのシステムで完結させ、生産性を高められることにあります。
上でも触れたように、貿易管理は一つ一つの作業の負担は小さくとも、数が多く、それでいてやり取りをしなければならない関係者の数も多いため、管理が煩雑化しやすいことにあります。これらを手動で対応する場合はそれぞれの業務に合わせたフォーマットで実施するなどの負担が生まれますが、貿易管理システムならこのような手間を解消できます。
貿易管理システムを活用することで、業務に使用するシステムを一つにまとめ、データなども集約してしまえるので、それぞれのフォーマットに対応したりデータを確認したりするなどの手間を回避可能です。また、これまで紙で進めていた業務もシステム導入に伴いデジタル化することで、紙媒体を扱う負担も解消できます。
加えて、関係者同士のコミュニケーションもシステム上で完結し、情報共有や申請などの際に発生していたコミュニケーションコストも削減できるのが強みです。
業務の属人化の解消
貿易管理業務は幅広い業務に担当者が一人で対応しなければならないことも多く、このような業務フローを別の担当者に引き継いだり教育したりするのは難しいことから、属人化することも珍しくありません。
一方で貿易管理システムでは、業務を一つのシステム上で完結できるようフローが整備されているので、従来よりもはるかに業務をシンプルにまとめることができます。システムの使い方を教えるだけですぐに貿易管理を遂行できるようになるため、業務が極端に属人化して、特定の担当者に業務が依存するリスクを回避可能です。
コスト削減
貿易管理システムの導入は、長期的に見ればコストの削減においても一定の効果を発揮します。特に人件費の削減においては強力な効果を発揮し、新しい人材を確保するためのコストはもちろん、人材教育のための研修コストなども最小限に抑えられます。
また、業務のデジタル化によりペーパーレスを推進し、印刷にかかっていたコストなどを解消することができるのも魅力の一つです。
貿易管理システムの主な機能
貿易管理システムは、
- 受発注管理
- 出入金管理
- 在庫管理
- 文書管理
などの機能を使ってユーザーにメリットを提供します。
受発注管理においては、輸出時の受注契約書の発行や輸入時の注文書作成、船積数量の残管理などに役立ちます。出入金管理は入金情報の管理や支払い予定データの管理に活躍する機能です。
在庫管理は、伝票を適宜登録することでデータベースを更新し、リアルタイムの在庫情報を適宜表示できる便利な機能です。貿易業務に関する大半の文書は、文書管理機能を使って一元的に管理できます。
どんな機能が備わっているか、強みを持っているかについてはシステムに応じて異なるため、自社の課題に合わせた製品選びを進めることも大切です。
主な貿易管理システムとその比較
貿易管理システムとして普及しているサービスには、主に以下のようなものが挙げられます。
TOSS-SP
TOSS-SPは、主に受発注管理に重きを置いた貿易管理システムです。貿易における輸出入の手続きを正しく管理したい場合に活躍でき、高い業務効率化が期待できます。
TradeWaltz
TradeWaltzは業務の進捗管理に重点を置く貿易管理システムです。取引の進捗状況を確認したり、関係者とのコミュニケーションの状況を把握し、円滑な業務の遂行を促します。
WATS for cloud
WATS for cloudは、手続きの際の書類管理に役立つ貿易管理システムです。船積依頼書やパッキングリスト、インボイスなど、諸々の書類手続きを効率よくしたいという方はこちらの製品導入を検討しましょう。
まとめ
この記事では、貿易管理システムの概要や主な機能、導入によって得られるメリットなどについて、解説しました。貿易管理システムの強みはなんといっても人手に頼ることのない業務が可能になる点で、属人化を回避しながらスマートな事業形態を構築することができます。
収益性を維持したまま事業を拡大する場合、人手に頼らないアプローチを考える必要がありますが、その際に役立つのが貿易管理システムです。製品の特徴を理解し、自社にあったサービス導入を積極的に進めましょう。
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