近年注目を集めている企業のデジタル施策の一つが、バックオフィスDXです。バックオフィス業務は企業の収益に直接関わってくることはありませんが、効率化によって得られるメリットは無視できるものではありません。
この記事では、そんなバックオフィスDXとはどのような取り組みなのか、それによってどんなメリットが得られるのかについて、解説します。
バックオフィスDXとは
バックオフィスDXは、その名の通りバックオフィス業務におけるデジタル化施策です。DXはさまざまな業務に対して適用可能な取り組みですが、その多くは営業活動の支援やEC化など、企業の収益性に直結するDXにスポットライトが当たりがちです。
バックオフィス業務は、人事や総務、法務などの領域における業務全般を指す言葉ですが、最近ではこれらの業務をデジタル化するケースが相次いでいます。
バックオフィスDXを推進することは、現場で発生している課題解決を効果的に進められたり、従来のバックオフィス業務では得られなかった創造的な価値を得られたりすることから、積極的な導入が進められているわけです。
バックオフィス業務には、紙の書類を使った業務やハンコを使った業務、対面でのコミュニケーションが必要な業務など、アナログな側面が数多く残されています。バックオフィスDXを推進すれば、こういった業務負担を大幅に削減し、高い生産性を発揮できるでしょう。
バックオフィスDXが求められる背景
近年になってバックオフィス業務が求められるようになった背景としては、以下のような理由が挙げられます。
社会全体におけるデータ活用の推進
バックオフィスDXが次々と企業で採用されるようになったのは、まず現場のデータ活用環境が高いレベルで整備されるようになったことが理由に挙げられます。
これまではDXを推進しても、デジタル化されている領域が限定的であったり、関係者の間では依然としてアナログ業務が主たるものであったりしたことから、そこから得られるメリットは限定的でした。
しかし最近では多くの領域や組織でデジタル化が進んだことで、DXによる恩恵も大きくなってきています。そのため、バックオフィスにおけるDXも費用対効果がどんどん高まっており、採用が各社で相次いでいるというわけです。
バックオフィスDXソリューションの多様化
バックオフィスDXの導入が進んでいるのは、ソリューションが一気に多様化してきていることも背景に挙げられます。
これまでは選べるサービスに限りがあったため、そのサービスにぴったりフィットする企業でなければ気軽に導入することは難しいものでした。
しかし今ではさまざまな業界や企業の独自性に対応できるほどサービスが枝分かれしているので、自社の課題やゴールに応じて最適な製品を選べるようになっています。
人材不足の懸念
バックオフィスDXの実装は、人手不足の懸念が高まっていることも理由の一つです。少子高齢化に伴い、今後労働人口の不足は深刻化していく可能性が高く、すでに人手の獲得が困難を極めている組織や業界も次々と現れています。
バックオフィスDXによって業務を効率化できれば、従来よりも少ない人手で同等の生産性、あるいはそれ以上のパフォーマンスも期待できます。そのため、人手不足を補うための手段としてもバックオフィスDXは重要な意味を持つわけです。
バックオフィスDXで得られるメリット
バックオフィスDXを実現することで、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。ここでは主なDX実現のメリットを解説します。
生産性の向上
バックオフィスDXの最大のメリットと言えるのが、生産性の向上です。ペーパーレス化を推進して書類手続きを全てオンラインに移行したり、データ入力作業を自動化して少ない時間で業務を進められたりすることで、少ない労力で多くの業務を遂行することができるでしょう。
バックオフィス業務は企業の売り上げに直結こそしないもののいずれも会社経営においては重要な役割を果たすものばかりです。とはいえその業務の大半は作業労働であり、ルーティンワークとなっているケースもあるでしょう。
バックオフィスDXは、そんなルーティンワークの自動化や効率化において効果を発揮し、現場の省力化に役立ちます。
ヒューマンエラーの減少
業務の大半を自動化・効率化できるバックオフィスDXは、ヒューマンエラーの削減という意味でも重要な取り組みです。
作業労働は負担が大きい一方、ヒューマンエラーが発生しやすいという問題も抱えており、ケアレスミスが大きなインシデントに発展することもあります。
バックオフィスDXを実施することで業務を自動化できれば、こういった人的トラブルの回避にも貢献します。ダブルチェックや修正の労力も減り、さらに大きな生産性向上効果が得られるでしょう。
コストの削減
少ない労力で業務を遂行できる環境が整備できれば、その分人件費の削減が実現します。人材不足に悩まされ、多くの人手を確保するための採用コストも小さく抑え、スマートな組織経営が可能になるでしょう。
もちろん、ペーパーレス化に伴う印刷コストや紙代、書類保管コストなども削減が可能です。
バックオフィスDXの進め方
バックオフィスDXを進めるには、以下の手順で手続きを進めていくことが有効です。それぞれのプロセスについて、解説します。
自社の課題を洗い出す
バックオフィスDXを実施する際には、まず自社で抱えている課題を洗い出しましょう。解決すべき課題が明らかになっていないと、取り組むべき優先課題や必要な対策をうまく見出すことができず、DXの導入効果も薄くなってしまいます。
自社の問題を解決するのに最適な製品選びを進めるためにも、課題発見の手続きは重要です。
必要なソリューションを検討する
バックオフィスDXとは一言で行っても、さまざまなアプローチが存在します。まずはどのようなソリューションが最適なのかを見極めるため、抱えている課題から逆算して必要なアプローチを検討してみましょう。
サービスを選定・導入する
複数見つかるであろうソリューションから、自社の条件と最も相性の良いサービスを選びましょう。機能や予算、サポート体制など、色々な側面から製品を比較検討することが大切です。
サービスの導入に際しては、ただ製品を自社システムに取り入れるだけでなく、業務フローの見直しや、現場の従業員への研修なども必要となります。導入してすぐ最大のパフォーマンスが得られるとは限らないため、計画的な導入を心がけましょう。
現場への実装と改善を進める
サービス実装後は、どれくらい導入効果が得られているのかを定期的にモニタリングし、状況を把握することも大切です。
期待している成果が得られているか、得られていない場合にはどのような点に課題があるのかを洗い出し、改善に努めましょう。
バックオフィスDXの主な事例
バックオフィスDXの導入事例はすでにさまざまな企業で登場しています。以下はその一例です。
株式会社大林組
建設大手の株式会社大林組では、専用ボットの導入で従業員の体調管理を自動化し、業務の効率化と品質向上の両立を実現しています。
これまで同社では従業員の体調管理を自主申告に任せていましたが、申告制では健康管理の状況に個人差が現れやすく、感染症のリスクを回避する上では問題の多いプロセスでした。
そこで同社では体調管理を自動化できるチャットボットを導入することで、健康管理を無人でありながら健康診断と同じようなレベルで手軽に行えるようにし、質の高いヘルスチェックを日常的に行えるようになりました。
今では健康に関する報告の確実性向上と、大規模な現場における感染症の拡大を防止する上で大きな役割を果たしています。
参考：https://direct4b.com/ja/voice/voice-obayashigumi-bot.html
ナミックス株式会社
化学メーカーのナミックス株式会社は、英文契約交渉の際の業務効率化のため専用ツールを導入し、法務と営業や技術部門との連携強化を実現しています。
メールを中心とした部門間のコミュニケーションは多くの時間を要していたため、効率的な方法ではありませんでした。そこで専用のナレッジ共有・コミュニケーションツールを導入したことで、コミュニケーションコストの大幅な削減や、ナレッジの属人化を回避し、高い生産性を実現したということです。
参考：https://hubble-docs.com/cases/namics
まとめ
この記事では、バックオフィスDXとはどのような取り組みなのか、メリットや事例を中心に解説しました。
バックオフィスのDXは、回り回って組織全体の生産性向上や省力化につながります。自社の課題を洗い出し、適切なソリューション導入を進めましょう。
当社Fabee株式会社では、バックオフィスDXソリューションの導入支援も提供しています。製品そのものの導入サポートはもちろん、運用の支援まで手掛けることができるため、検討の際にはお気軽にご相談ください。
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