バックオフィスは多くの企業においてデジタル化の余地を残している領域であり、早急にDXを進めたい分野でもあります。
ただ、バックオフィスのDXと言ってもそのアプローチは多様であるため、何から、どのように始めれば良いかわからないという人も少なくありません。
この記事では、バックオフィスDXによってどんなメリットが得られるのか、メリットを最大限高めるためにはどんなツールを導入すれば良いのかなどについて、解説します。
バックオフィスDXとは
バックオフィスDXとは、文字通りバックオフィス領域におけるDX施策全般を指す言葉です。バックオフィス業務は多くの書類作成作業やコミュニケーション、申請業務などが発生するため、企業の売上に直接関与するものではないものの、負担が大きく必要性も大きいことで知られています。
バックオフィスDXは、そんなバックオフィス業務全般に適用するデジタル化施策です。近年は多くの組織でデジタル化が進み、データ連携などが行いやすくなったことでDXそのもののメリットが大きくなっているほか、サービスが多様化したことで些細なニーズにも応えられる製品も増えているなどの理由から、導入企業が増加しています。
バックオフィスDX実現のメリット
バックオフィスDXを実現することで、どのようなメリットを企業は期待できるのでしょうか。ここでは主な3つのメリットを紹介します。
生産性と品質の向上に役立つ
バックオフィスDXは、まず生産性の向上に役立つのが強みです。バックオフィス業務では多くのルーティンワークが発生するものですが、これらを自動化、あるいは効率化できるツールを活用し、最小限の時間的・身体的負担で対処することができます。
従来よりも少ない人手で高いパフォーマンスを発揮できるので現場で慢性的な人手不足が発生していた場合、問題解決に直結するでしょう。
また、バックオフィスDXは単なる生産性向上だけでなく、業務品質の向上にも貢献します。ルーティンワークにはケアレスミスがつきものですが、専用のツールを使い自動化すれば、ヒューマンエラーが発生する余地を最小限に抑えられるため、ミスのリスクが大幅に減少します。
働き方改革を促進する
働き方改革の推進においても、バックオフィスDXは非常に有効です。DXの推進によって業務がデジタル化すれば、ペーパーレスを促進してオフィスワークの必要性を最小限に抑えられます。
結果、オフィスに通う必要性が減少し、リモートワークを取り入れたり、業務の属人化を回避し人材の流動性を高め、適材適所のリソース配分を実現したりが実現するでしょう。
さらなるデータ活用を後押しする
バックオフィスDXは、企業のデータ活用を後押しする上でも役に立つ取り組みです。データ化された情報を社内のデータベースで一元的に管理し、バックオフィスから得られた情報を営業やマーケティングに役立てるような運用方法も模索できます。
市場開拓や顧客に向けたアプローチに限界を感じている場合、バックオフィスDXによるさらなるデータ活用が、解決のための手がかりを与えてくれるかもしれません。
バックオフィスDXに活躍する主なツール
バックオフィスDXを推進する上では、具体的にどのようなツールが役に立つのでしょうか。ここでは主なDXソリューションについて紹介します。
各種RPA
バックオフィスDXにおいて高い成果を発揮するのが、RPAです。RPAはRobotics Process Automationの略称で、簡単に言えばデスクワークの作業労働を自動化できるツールです。
ロボットの活用はこれまで製造業などで進んでいましたが、最近ではデスクワークにおけるロボット活用も進んでいます。クリック操作やタイピング入力、エクセル操作などをロボットに記憶させることで、定型化された業務を自動化できます。
バックオフィス業務ではこういった定型業務が数多く発生しますが、RPAがあればその大半を自動化することができるでしょう。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、社員の勤怠管理を自動化できる製品です。タイムカードなどを使う必要がなく、スマホやPCから出勤や退勤を管理でき、全てオンラインプラットフォームで業務を完結することができます。
勤怠管理そのものの効率化につながるだけでなく、クラウド版を使用することでオフィスに出社しなくとも勤怠管理が行えるので、リモートワークの推進にもつながるのがポイントです。
リーガルチェックツール
リーガルチェックツールは、法務分野における業務効率化に役立つサービスです。これまでは法務経験や専門の知識を持った担当者が契約書の確認などを行ってきましたが、専用のリーガルチェックツールを使用することで、自動で確認作業・レビューを行うことが可能です。
近年はAIの強化と実装が進んでおり、文章読解の精度も上がっていることから、専門性の高いリーガルチェックのような業務も自動化が進んでいます。
バックオフィスDXツールの選び方のポイント
バックオフィスDXにはさまざまなツールを導入することができますが、適用のポイントとしては以下のような点が挙げられます。
自社の課題にあったツールを導入する
バックオフィスDXツールの種類は多様ですが、何を導入しても最高のパフォーマンスを自社にもたらしてくれるとは限りません。自社の課題に適したソリューションを導入しないと、期待していたような成果が得られないこともあります。
まずは自社の課題がどんなところになるのかを丁寧に探った上で、課題解決に必要なソリューションを導入するよう検討してみることが大切です。
計画的な導入を進める
バックオフィスDXツールは、導入してすぐ生産性向上の成果をもたらしてくれるわけではありません。現場で使いこなすための準備や時間が必要なものであるため、それを踏まえて計画的な導入を進めていくことが大切です。
運用状況の評価と改善を繰り返す
バックオフィスDXツールの導入を完了した後も、定期的な運用状況の評価と改善を繰り返しましょう。
ツールは期待通りに使うことができているのか、使えていない場合にはどのような点に問題があり、何を修正すべきなのか、改善点を把握することが求められます。
DXを進める際には、このような改善のための仕組みづくりを考えておくことも求められます。
バックオフィスDXツール導入の懸念点
バックオフィスDXツールは強力なソリューションですが、あらかじめいくつかの懸念点にも目を向けておくことが求められます。
費用対効果が必ずしも高いとは限らない
まず、バックオフィスDXツールの導入には一定の費用がかかります。このコストがどれくらいになるのかは、導入規模や製品にもよるので一概に金額の目安を伝えることは難しいのですが、相応の設備投資が必要になることは想定しておきましょう。
DXに失敗する企業も中にはありますが、その際の理由として挙げられるのが費用対効果が十分に得られなかったというものです。
デジタルツールやDXそのものに対しての知見がある人物の手を借りながら、確実性の高いDXを進めることが大切です。
従業員の教育コストが発生する
バックオフィスDXツールの導入によって、現場では全く新しい業務が発生するため、従業員がそれを使いこなすためには一定の教育機関が必要です。
従業員の教育には時間がかかることを踏まえて、早期からツール導入を進め、徐々に成果を得られるような仕組みを整えることも視野に入れておきましょう。
まとめ
この記事では、バックオフィスDXとはどのような取り組みなのか、どんなツールを使って施策を進めることができるのかについて解説しました。
バックオフィスDXは適切なソリューションを導入することができればうまく推進することができますが、正しいノウハウをある程度自社で備えていないと、計画的に手続きを進めることが難しく感じることもあるでしょう。
当社Fabeee株式会社では、そんなバックオフィスDXの実現に向けたサポートを提供しています。DXソリューションの導入そのものを支援することはもちろん、導入した製品を適切に運用するための導入後サポートも手掛けているため、スムーズにDXを実現可能です。
これからバックオフィスDXを進めたいと考えている場合には、お気軽にご相談ください。
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