人事部門のDXは、組織全体の生産性向上においては重要な意味を持つ取り組みです。また、人事DXをスムーズに実現する上では自社にフィットした専用のツールを活用することが大切ですが、具体的にどのような製品を導入するのが良いのでしょうか。
この記事では、そんな人事DXに活躍する主なツールについて、導入のメリットや具体的な製品にも触れながら、解説します。
人事DXとは
人事DXとは、その名の通り人事業務全般のデジタル化を推進して、生産性向上などのメリットを現場にもたらす取り組みを指します。
人事業務とは一言で言ってもさまざまな業務が発生しますが、そのほとんどはデジタルツールの活用による自動化・効率化が可能になってきました。
もちろん、対面でのコミュニケーションが大きな意味を持つ採用活動などにおいては、デジタル化は限界があり、従来のやり方が優れた成果をあげられるというケースもあるでしょう。
ただ、人事DXにおいて重要なのは、作業労働を極限まで自動化して、本来取り組むべき高度な業務に十分なリソースを割くことのできる仕組みを社内に設けることです。
不要なコミュニケーションや書類作業を人事DXによって効率化し、担当者が無駄な時間を使わなくて済む仕組みを構築することで、採用応募者との対話や選考に十分な時間をかけることができるでしょう。
優秀な人材を効果的に確保したり、活躍している社員を正しく評価する上で、人事DXは大きな意味を持ちます。
人事DXのメリット
具体的に人事DXは、現場や組織にどのようなメリットをもたらしてくれるのでしょうか。ここでは人事DXの主な利点を整理して解説します。
生産性の向上につながる
人事DXの大きなメリットとしては、やはり生産性の向上が挙げられます。人事DXを正しく進めることができれば、業務のペーパーレス化はもちろん、大半の業務を統合されたシステム化で行えるようになるため、業務遂行の負担は大幅に削減されるからです。
人事評価や応募者選考のための書類管理に追われたり、承認を得るために様々な部門を行脚したりといった業務から解放され、本質的な業務に集中して取り組める環境が整うでしょう。
業務品質の向上に貢献する
業務品質の向上という点でも、人事DXは大きな意味を持ちます。データ入力や申請手続きといった業務はないがしろにはできない一方、手動入力だとどうしてもケアレスミスのリスクが出てくるものです。
人事DXによって専用のシステムを導入すれば、このようなヒューマンエラーの問題を丸ごと解消できるため自動化が実現し、結果的に業務の質もスピードも向上します。
これらのルーティンワークに負担を強いられなくなったことで、高度な意思決定が必要な業務にも十分な時間を確保できるようになり、結果的に全ての業務を高い品質でこなせるようになるでしょう。
データドリブンな意思決定を実現できる
データに基づく意思決定が実現するという点も、人事DXのメリットの一つです。これまで人事評価や採用活動は、一定の基準や水準こそ各社で設けられていたものの、それらをどのように扱うかは現場の採用担当者に任せられていたというケースは珍しくありません。
つまり実際には人事評価が属人化しており、正当な評価が下されていなかった場合もあるというわけですが、このような問題を解消するのに役立つのが人事DXです。
人事情報を一つのデータベースに集約し、それに基づいて評価を下せるようになるため、採用担当者の主観にとらわれない、データに基づく意思決定を組織文化として定着させることができるでしょう。
多面的に人材を評価できるようになる
データに基づく意思決定が定着すると、従来よりも多面的な人材の評価ができるようになることも特徴です。
人事評価システムでは多様な評価基準を設けることができ、これまでは意図していなかったような要素に基づいて、社員の活躍を評価したり、社員の適性を検討することが可能です。
人材不足や適切なリソースの配置といった問題に頭を悩ませている場合、人事DXによって諸々の問題をまとめて解決するというのも夢ではありません。
人事DXで実現すること
人事DXを実現することで、どのような成果を現場にもたらすことができるのでしょうか。ここでは人事DXによって実現する具体的な変化について、詳しく解説します。
適材適所の人材配置
人事DXは、人事情報を一つのデータベースに集約して運用できるきっかけとなり、組織全体のリソース最適化が望めます。
一人一人の就業状況やスキルなどのステータスを全て見える化して、どんな業務にどんな人物を配置すれば最大限のパフォーマンスが得られるか、ということを短時間で把握できるようになります。
組織の規模が大きくなると、それだけ全ての人材の動向を一手に把握することは難しくなります。人材の流動性を高め、一人一人が最適な持ち場に配置されるようになれば、社員のエンゲージメント向上や生産性の向上、離職率の低下なども見込めるようになるでしょう。
採用業務の改善
採用業務も人事DXによって実現可能です。
自社の成長に貢献してくれる優秀な人材を獲得するために採用担当者は、多数の採用媒体で求人情報を管理することはもちろん、未来の社員候補に直接スカウトメールを送信したり、候補者と面接間の日程調整に苦心するなど、採用業務はかつてないほど複雑になってきました。
これを解決するのがATS（Applicant tracking system）と呼ばれる人事DXツールで、複数の採用媒体に掲載している求人情報から、スカウトメールの送信、日程調整までシステム上で一元管理することが可能になります。
働き方改革
社員の就業状況を把握して、どれだけ長い時間働いているかや、短期的な成果に依拠しない人事評価システムを構築できます。
従来の評価軸に頼ることなく社員を正当に評価できるので、フレックス制度や週休3日制のように、柔軟な働き方を社員に認め、多様な人材を確保しておく上で大きな意味をもたらすでしょう。
人事DXに役立つ主なツール
上記のような人事DXを推進する上では、多様な専門サービスが企業で活躍しています。ここでは、多くの企業で採用されている、人事DXに最適な製品をピックアップして紹介します。
ジョブカン採用管理
ジョブカン採用管理は、組織のDXを推進する上で役立つDXツール「ジョブカン」シリーズの採用管理に特化した製品です。
募集から内定までの手続きを全て一つのシステム上で完結できるという強力な業務効率化機能を備えており、データ管理や選考に伴う情報共有の負担をまとめて解消可能なのが強みです。
面接の日程調整やフィードバックの共有など、面倒な手続きもこれ一つで効率化できる便利な製品です。
公式サイト：https://ats.jobcan.ne.jp/
カオナビ
カオナビは社内の労務管理を効率化できるDXツールです。社員の個性や能力を発掘し、戦略人事を活性化させるためのタレントマネジメントシステムとして活躍できる製品で、人材情報の一元管理に役立ちます。
社員のスキルセットを簡単に見える化できるのはもちろん、データ運用を効率化して、戦略的な意思決定を後押しできる製品です。
公式サイト：https://www.kaonavi.jp/?link=glonavi
SmartHR
SmartHRは、タレントマネジメントの実現と生産性向上の両立につながる人気の高い人事DXツールです。
書類管理やチェック作業の効率化はもちろん、データの一元管理によって常に最新のデータを意思決定者が確認し、適切な状況判断が行えます。
公式サイト：https://smarthr.jp/
人事DXツールの選び方
人事DXツール選びにおいては、
- 自社の課題を把握する
- 機能要件を固める
- 他のシステムとの互換性を意識する
- 自社の課題を把握する
- 機能要件を固める
- 他のシステムとの互換性を意識する
という3つのポイントを踏まえることが重要です。
自社の人事業務にどのような問題があるのかを理解した上で、それを解消するための機能を備えたDXツールを選びます。また、既存システムとの互換性にも配慮し、それらと連携することができれば、より高度なDXが実現するでしょう。
まとめ
この記事では、人事DXとは何かについて、具体的なメリットやツールに触れながら解説しました。人事DXは組織のパフォーマンス改善において重要な意味を持つ取り組みであるため、積極的に推進することが重要です。
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